Beneficios Facturación Electrónica

En este blog  se comentan los beneficios que considero más importantes al implementar factura electrónica dentro de las organizaciones, en caso de querer profundizar en el tema, puedo apoyarlos con un modelo de evaluación de retorno de inversión que desarrollé.

Piensen en digital, reingeniería de procesos sin papel.

Al implementar facturación electrónica se deben considerar los beneficios en donde existe una relación de mayores beneficios entre menor sea el uso de papel.

Los Beneficios principales:

1° Disminución/Eliminación de Costos de emisión:

-Costo factura impresa (Famoso kit de 5 hojitas) aprox.  $2.00

-2 copias promedio para procesos, recopilación de sellos ($0.15 c/u) +$0.30

-Costo tonner $400 aprox. Rendimiento 4000 impresiones (3 imp)  +$0.30

Impacto ambiental para hacer una tonelada de papel (160,000 hojas)
Cortan 24 árboles
Desperdician 10,000 litros
Emiten de 2.64 tons. CO2
Generan 0.85 tons. de basura

2° Almacenaje. Todos sabemos que el archivo muerto es un lugar olvidado dentro de la organización, donde espacio valioso es desperdiciado por 5 años de facturas y la suerte es indispensable para encontrar un documento. Con factura electrónica desaparece esta necesidad, ya que este almacenaje se vuelve virtual.
Considerando un promedio de 70Kb por factura, el almacenaje de los 5 años podría ser en un USB, adicionalmente al estar resguardado en digital, es muy fácil la búsqueda de documentos.

Ejemplo de como calcular el costo:
-Identificar el area utilizada por este concepto.                    +$.030
   ($Renta/m2´s)*m2´s utilizados almacén

3°Agilidad de procesos, imagine un proceso seguro donde sus facturas se crean, almacenan, envían al cliente y son recibidas por sus clientes en cuestión de segundos y sin requerir ninguna actividad adicional después de crearla.

Al implementar factura electrónica recomiendo una reingeniería de procesos dentro de la organización e implementar un workflow que permita maximizar los beneficios de trabajar sin papel. Anexo los siguientes conceptos y cálculos que pueden ayudarle a ver de forma más tangible este beneficio.

-Mensajería local/gestores de cobranza, etc.                          +$4.00
(Costo de envío/Documentos por envío) ó (Sueldo/Capacidad de distribución)

-Costos mensajería (foránea)                                                  +$7.00
(Costo de envío/Documentos por envío)
4°Disminución de gastos administrativos. Se obtendrá una considerable disminución de carga administrativa. Esto permite que se puedan reestructurar las funciones del personal, cambiando de un perfil operativo a uno más estratégico y analítico que genera mayor valor a la organización.

Para hacer tangible este concepto, recomiendo analizar los costos que implican las actividades relacionadas a reprocesos y un estimado en % del tiempo que invierte el personal en actividades que no generan valor.

-¿Qué costo le implica una llamada y cuantas se realizan con el fin de solucionar conflictos relacionados a facturas (ubicación, recepción, etc.)?
-¿Cuánto tiempo ocupa el personal del área en estas llamadas? (en % de tiempo total)
-¿Cuanto tiempo ocupa el personal en reprocesos? (escanear documentos, copias, reenviar, refacturar, ubicar,etc.)

5°Mejora en tiempos de cobranza y mejor planeación financiera. Esto es debido a que trabajar en esquema digital disminuye considerablemente el número de reprocesos ocasionados por refacturaciones y mejora los tiempos debido al envío automático y la posibilidad de confirmar la recepción de forma rápida.

Adicionalmente otros beneficios poco tangibles podrían ser la mejora en relaciones comerciales y contar con un mejor ambiente laboral al tener mejores procesos internos.